در دنیای امروز، انتخاب صحیح شرکت‌های برگزار کننده ایونت به‌عنوان شریک حرفه‌ای برای مدیریت رویدادهای بین‌المللی، می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت رویداد شما داشته باشد. در این مقاله، ما ابتدا نگاهی به معیارهای انتخاب شرکت‌های برگزار کننده ایونت می‌اندازیم، سپس برخی از معروف‌ترین شرکت‌های فعال در حوزه بین‌المللی را بررسی می‌کنیم و در پایان راهکارهای عملی برای انتخاب مناسب را مطرح می‌کنیم. با ما همراه باشید.
چرا انتخاب «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» اهمیت دارد؟
نقش کلیدی در موفقیت رویداد
یک شرکت حرفه‌ای سازمان‌دهی رویداد، مسئولیت‌های متعددی دارد: از طراحی مفهومی تا اجرا، از بازاریابی تا لجستیک، از انتخاب مکان تا پشتیبانی فنی و فناوری و برگزاری ایونت کم هزینه. بنابراین وقتی شرکتی با تجربه و تخصص بالا را انتخاب کنید، ریسک‌ها کاهش می‌یابد و پیمایش مسیر برای شما هموارتر خواهد بود. به عبارت دیگر، همکاری با شرکت‌های برتر برگزار کننده ایونت یعنی «ایجاد تجربه به یادماندنی» و «تحقق اهداف سازمانی».
معیارهای کلیدی برای انتخاب
برای انتخاب بهترین شرکت برگزار کننده ایونت، بهتر است به موارد زیر توجه کنید:
- تجربه بین‌المللی و سابقه کار متعدد در رویدادهای جهانی.
- توانمندی در رویدادهای حضوری، مجازی و ترکیبی (Hybrid).
- شبکه تأمین‌کنندگان محلی (مکان، خدمات، فناوری) در کشور میزبان.
- توانایی مدیریت لجستیک، بازاریابی، ثبت نام، جمع‌آوری داده‌ها و گزارش‌دهی.
- نوآوری در تجربه مخاطب، استفاده از فناوری نوین، حفظ پایداری محیطی.
- شفافیت در هزینه‌ها، قراردادها، زمانبندی و KPIها.
با در نظر گرفتن این فاکتورها، اکنون به بررسی چند شرکت برجسته می‌پردازیم.
معروف‌ترین شرکت‌های برگزار کننده ایونت بین‌المللی
Jack Morton Worldwide
معرفی و حوزه فعالیت
Jack Morton یکی از پیشگامان جهانی در «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» است که خدمات تجربه‌محور برند (brand experience) را برای رویدادهای بین‌المللی ارائه می‌دهد.
نقاط قوت
- تخصص در رویدادهای برندینگ و تجربه مخاطب (live experience).
- پوشش جهانی و همکاری با برندهای بزرگ جهانی.
- توانایی اجرای ترکیبی از تجربه حضوری و دیجیتال.
مثال عملی
برای شرکت‌های بین‌المللی که می‌خواهند رویدادی اجرا کنند که فراتر از سخنرانی بوده و واقعاً با مخاطب ارتباط بگیرد، Jack Morton گزینه‌ای بسیار قوی به شمار می‌رود.
نکته برای انتخاب
اگر بودجه کافی دارید و به دنبال یک تجربه لوکس و پیچیده هستید، همکاری با این شرکت می‌تواند نتیجه‌ای ممتاز به همراه داشته باشد.
GES
معرفی
GES یکی دیگر از «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» معتبر با ماهیت جهانی است که در زمینه نمایشگاه‌ها، همایش‌ها و رویدادهای برندینگ شهرت دارد.
مزایا
- سال‌ها تجربه در مدیریت نمایشگاه‌های بزرگ بین‌المللی.
- توانمندی در خدمات کامل مانند طراحی محل، ثبت‌نام، تولید محتوا، فعال‌سازی اسپانسرها.
مثال عملی
اگر شرکت شما قصد دارد در نمایشگاه بین‌المللی شرکت کند یا رویدادی با مشارکت برندهای متعدد برگزار کند، GES می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
نکته برای انتخاب
به تفاوت بین «مدیریت رویداد» و «تولید تکنیکال/فنی» توجه کنید؛ GES تخصص خوبی در هر دو دارد.
MCI Group
معرفی
MCI Group یکی از گروه‌های بزرگ بین‌المللی در حوزه «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» است که دفترهای متعدد در سراسر جهان دارد.
مزایا
- قدرت ترکیب خدمات در مقیاس وسیع: مفهومی‌سازی، اجرا، دیجیتال.
- حضور در بازارهای مختلف منطقه‌ای و توانمندی محلی.
مثال عملی
اگر رویداد شما در چند کشور برگزار می‌شود یا نیاز به هماهنگی بین المللی دارد، MCI Group می‌تواند انتخاب هوشمندانه‌ای باشد.
نکته برای انتخاب
در قرارداد، سطح خدمات در هر کشور را دقیق بررسی کنید: ترجمه، فرهنگ محلی، تأمین‌کنندگان منطقه‌ای.
Global Events Agency
معرفی
Global Events Agency یکی دیگر از بازیگران مطرح در فهرست «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» است که دفاتر آن در لندن، لاس‌وگاس، دبی و عربستان سعودی واقع شده‌اند.
مزایا
- تخصص ویژه در رویدادهای بزرگ بین‌المللی.
- توانایی ارائه خدمات از ایده تا اجرا و پشتیبانی تکمیلی.
مثال عملی
برای برگزاری رویدادی با مقیاس جهانی و حضور بین‌المللی، این شرکت می‌تواند گزینه‌ای مطمئن باشد.
نکته برای انتخاب
در مورد پوشش زمانی و منطقه‌ای (time-zone coverage) با آن‌ها صحبت کنید تا اطمینان حاصل شود که پشتیبانی شبانه‌روزی دارند.
چگونه بهترین «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» را برای خود انتخاب کنیم؟
تعریف دقیق اهداف و بودجه
- ابتدا هدف رویداد (همایش، نمایشگاه، برندینگ، تجربه مشتری) را تعیین کنید.
- بودجه خود را مشخص کنید و شرکت‌هایی را فیلتر کنید که متناسب با آن هستند.
بررسی نمونه کار و رزومه
- از شرکت بخواهید نمونه‌هایی از رویدادهای مشابه بین‌المللی ارائه دهد.
- موفقیت آن‌ها را در بازارهای بین‌المللی بررسی کنید.
ارزیابی خدمات فنی و لجستیکی
- آیا خدمات تولید صدا، تصویر، پلتفرم مجازی، ثبت‌نام آنلاین را دارند؟
- آیا توانایی هماهنگی محلی در کشور میزبان را دارند؟
تعامل با فناوری و نوآوری
- آیا شرکت از فناوری‌های نوین مانند اپلیکیشن رویداد، پلتفرم مجازی، داده‌های تحلیل‌شده استفاده می‌کند؟
تضمین کیفیت و شرایط قراردادی
- تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در قرارداد (مثلاً تعداد شرکت‌کننده، سطح رضایت، پوشش رسانه‌ای).
- شفافیت در هزینه‌های جانبی و جهانی.
انتخاب شرکت متناسب با فرهنگ و بازار مقصد
- اگر رویداد شما در منطقه خاورمیانه، آسیا یا اروپا برگزار می‌شود، انتخاب شرکتی با حضور محلی در آن منطقه می‌تواند مزیتی بزرگ باشد.
مدیریت ریسک
- مثلا، برنامه B برای شرایط اضطراری (مثلاً تغییر به پلتفرم مجازی) داشته باشید.
- بررسی شرایط فورس ماژور، بیمه رویداد، تأمین‌کنندگان جایگزین.
نتیجه‌گیری
در پایان، زمانی که از میان «شرکت‌های برگزار کننده ایونت» یکی را برای همکاری انتخاب می‌کنید، بدانید که این تصمیم، بخش زیادی از موفقیت رویداد شما را رقم می‌زند. با توجه به معیارها و مثال‌های مطرح‌شده در این مقاله، می‌توانید با اعتماد و آگاهی انتخاب کنید.
بدون نظر